Luuletko olevasi tehokas multitaskaaja?
Kännykkä tärisee, sähköposti piippaa, Teams palaveri pyörii sivussa, kun samalla kirjoitat uuden työntekijän työsopimusta.
Onko tämä sinun työarkeasi?
Kerron tässä blogissa sinulle multitaskingin tehokkuususkomusten vääristymistä ja niitä kumoavista yksinkertaisista itsensäjohtamisen tietoisuustaitovinkkauksista työarkeen vietäviksi. Kuulen työssäni johtajien multitaskingin supervoima-ajattelusta, vaikka tosiasiassa moniajo on useimmille enemmänkin kompastuskivi ja keskittymiskykyä rapauttava toimintatapa.
Tuntuuko sinusta siltä, että olet multitaskaavana tehokas?
Oletko kuitenkin jatkuvasti kuormittunut ja hieman hajalla?
Aivomme eivät multitaskaa
Johtamistyö sisältää yleisesti rutkasti työtehtäviä. Pienen yrityksen johtajana vastaat arjen pyörittämiseen liittyvistä monentasoisista tehtävistä ja asioista itse, kun jokaiseen tehtävään ei ole omaa tekijäänsä. Se, että tehtäviä on kasaksi asti ei edellytä sinua kuitenkaan tekemään niitä kaikkia tehtäviä samanaikaisesti. Hyvin usein ajaudut toimimaan multitaskaten tehokkuuden, työkuorman ja aikataulupaineiden nimissä.
Myytti multitaskauksen tehokkuudesta kumoutuu yksinkertaisesti sillä, että aivomme eivät suoriudu kuin yhdestä tehtävästä kerrallaan. Silloin kun pyrit tekemään montaa asiaa samanaikaisesti aivot hyppäävät vain asiasta toiseen eli vaihtavat kontekstia. Tämä hyppely kuluttaa työmuistia, hidastaa ajattelua ja lisää virheiden määrää.
Multitaskaaminen syö resursseja, aikaa, rahaa ja tarkkuutta. Se tosiasiassa tutkimusten mukaan myös vähentää tuottavuuttasi jopa 40 %, kun jokainen siirtymä tehtävästä toiseen vie aikaa jopa reilut 20 minuuttia ennen kuin pääset täysin takaisin keskittyneeseen työskentelyvireeseen. Lisäksi virheiden riski kasvaa, etenkin päätöksenteossa ja vuorovaikutuksessa.
Hyvin tuttu kokemus varmasti sinullekin on, että kuuntelet etäpalaverissa kollegan puhetta, mutta samanaikaisesti läpikäyt sähköpostivirtaa. Kuulet ehkä osan kollegasi puhumasta asiasta pinnallisesti, mutta asioiden painotukset ja merkitykset menevät sinulta täysin ohitse. Näin tapahtuu, koska aivosi työskentelevät vimmatusti ja pomppoilevat näiden tekeillä olevien töiden välillä. On varmaa, että läsnäolosi kärsii tilanteessa.
Multitaskaus on siis vain illuusio tehokkuudesta. Illuusiota pitää yllä kiireen tunnun lisääntyminen, koska samalla usein henkinen kuorma ja stressi lisääntyvät, kun aivot eivät ehdi palautua eri tehtävien välillä. Pahimmillaan tämä aivojen kuormitustila voi johtaa uupumukseen ja kognitiiviseen sumuun.
Merkittävä asia on myös, että multitasking voimistaa riittämättömyyden tunnetta kun asiat eivät tule valmiiksi ja moni asia on vaiheessa, loppuun saattamatta.
“ Oivalsin asioiden loppuun saattamisen ja päivittäisten onnistumisten elämysten tärkeyden.
Aiemmin vaihdoin jatkuvasti työtehtävästä toiseen.”
- coaching-asiakas Anna
Miksi sinä multitaskaat?
Useiden asioiden samanaikainen tekeminen ja tehokkuuden illuusion ylläpitäminen ovat hyvin inhimillisiä asioita ja tuttua kiihtyvässä työelämässä. Näin tapahtuu, kun haluat olla tavoitettavissa, reagoida asioihin ajallaan, tukea ihmisiä ja tekijöitä ja pysyä kartalla yrityksen arjen asioista omasta roolistasi käsin. Kyse on inhimillisesti siitä, että haluat tehdä työsi hyvin ja tehokkaasti.
Kun tekemistä on paljon, niin ajaudut suorittamaan montaa tekemistä samaan aikaan. Tähän multitaskaukseen ajautumiselle on tyypillistä se, että oman työn suunnittelu on heikolla tolalla tai sitä ei paljolti ole aikaa tehdä. Ennakoiva tekeminen on jäänyt unholaan ja aika menee pitkän “to do” -listan taltuttamiseen ja nopeaan reagointiin päivittäisten haasteiden ja tehtävien virrassa.
“ Minulla on taipumus poukkoilla ja vaihtaa työtehtäviä impulsiivisesti. Nyt tiedostan tämän ja pyrin tekemään suunnitellut asiat loppuun saakka. “
-coaching-asiakas Anna
Aivomme muokkautuvat ja kykenevät multitaskaamisen kouluttamina yhä lyhytkestoisempaan keskittymiseen kerrallaan, janoten ärsyketulvaa toimiakseen. Haasteellisimmillaan keskittymiskyvyn lyhytjänteisyys aiheuttaa johtamistyötä tekeville vaikeuksia suoriutua niistä tehtävistä, jotka edellyttävät pitkäkestoisempia työskentelyjaksoja ja syvällistä paneutumista, kuten esimerkiksi kirjoittamistyö. Usean asian samanaikainen tekeminen on hassulla tavalla samanaikaisesti yritys hallita omaa työstressiä, mutta myös sen lähde.
Olen coachina melko usein keskusteluissa multitasking -teemasta omien coaching-asiakkaiden kanssa. Ohjaan coaching-ohjelmassa ihmisiä tarkastelemaan omia työskentelytapojaan, havainnoimaan milloin tehtävästä toiseen pomppimista tapahtuu ja mikä siihen ajaa.
Tunnistatko sinä, miksi sinä multitaskaat ja missä tilanteissa?
Onko se mielestäsi tehokasta?
Oikea tehokkuus syntyy läsnäolosta ja priorisoinnista - Kokeile!
Todellinen tehokkuus ja hyvä suorituskyky nousevat itseluottamuksen, hyvien kokemusten, läsnäolon, fokuksen sekä tekemisen priorisoinnin hallinnasta. Toimeenpanon taitoa on mahdollista harjoittaa, tuoda omiin työskentelytapoihin ja tekemiseen enemmän tietoisuutta suloisen sekamelskan ja suunnittelemattomuuden sijaan.
Jotta onnistut olemaan aidosti ja riittävällä tasolla tehokas, se vaatii sinulta taitoja johtaa itseäsi, omaa keskittymistäsi, kykyä asettaa rajoja ja valita olennaisin työ tehtäväksi.
Vinkki 1. Aloita työpäiväsi silmäilemällä kalenteriasi ja tehtävälistaasi ja kysy itseltäsi: mikä on tänään tärkein asia johon keskityn?
Nämä ovat asioita, jotka varmasti jo tiedät ja olet ehkä jo koettanut uudistaa työskentelytapojasi. Ehkä kiire ja hoppu ovat pilanneet hyvät aikomuksesi muutokselle. Ennakkosuunnittelu on hyvä lähtölaukaus oman työarjen sujuvuuden lisäämiseksi ja multitaskingin kampittamiseksi.
Vinkki 2. Testaa viikoittain pidetäävää omaa työsuunnittelupalaveria itsesi kanssa ja merkitse kaikki seuraavan viikon työasiat kalenteriin valmiiksi. Muista huokoisuus, jotta ehdit ne nopeaa reagointia vaativat jutut tehdä myös.
Pohdi viikon lopuksi missä onnistuit ja mikä vaatii vielä kehittämistä.
****
Coaching-asiakkaani Emma sanoitti säännöllisen työsuunnittelun vaikutuksia näin:
“ Nyt osaan asettaa päivittäisiä tavoitteita realistisemmin - pysyn yhdessä tai kahdessa asiassa.”
Millainen johtaja olet silloin, kun olet aidosti läsnä?
Kiire, työkuormitus ja vaativat moninaiset työtehtävät ajavat herkästi johtamistyötä tekevän suoritusmoodiin. Hetkessä oleminen ja kyky olla läsnä vaikeutuvat kiireen ja stressin myötä. Oma sisäinen tila on herkästi arvosteleva, jännittynyt ja kireä. Multitaskaavana ja stressaantuneena emme ole parhaimmillamme.
Johtamistyön ei tarvitse olla ainaista kiirettä ja moniajoa, vaan sen on mahdollista olla ihmisille tilaa antavaa ja onnistumisia palvelevaa johtamista. Läsnäolo vaatii rohkeutta pysähtyä, kuunnella ja nähdä mikä tekeminen oikeasti vie eteenpäin. Juuri silloin kun teet vähemmän, vaikutat enemmän.
Vinkki 3. Vahvista läsnäoloasi ja katkaise edelliseen työtehtävään liittyvät ajatukset ennen seuraavaa palaveria.
Pysähdä 5 minuutiksi sulkemalla silmät tai katsomalla ulos huoneen ikkunasta.
Mieti mitä tavoittelet tulevalta palaverilta ja miten kuuntelet ja keskityt käsillä olevaan asiaan.
Millainen vaikutus pysähtymisellä oli?
Coachingin avulla sinun on mahdollista kampittaa multitaskaus ja kasvattaa tietoisuuttasi itsellesi sopivista tehokkaista työskentelytavoista, jotta koet onnistumisen tunteita ja myötätuntoa itseäsi kohtaan päivittäin ja viikoittain.
Coaching johtajuuteen -ohjelma on neljän kuukauden yhteinen matka, jonka aikana tuen kasvuasi johtajana ja autan sinua löytämään sen mikä on hukassa. Reitti selkeytyy pysähtymällä, ravistelemalla käpyä ja tarkastelemalla siltä tippuvia siemeniä mahdollisuutena uuteen.
Koe kanssani Käpynen eli käänteentekevä pysähtyminen 🤎 Kysyn sinulta coachingissa uudelleen: millainen johtaja sinä ole silloin, kun olet aidosti läsnä?
– Mari Elina